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Authentification d’une copie d’un document : la demande de copie certifiée conforme doit être présentée à l’officier public qui a rédigé le document ou à un notaire.
Très souvent, certains documents sont indispensables pour se démêler dans le marasme de la bureaucratie française, de sorte qu’il faut en montrer et en produire plusieurs exemplaires aux différents bureaux. Copie originale. Toutefois, une simple photocopie de l’acte ou du document original, car elle peut facilement être « altérée », n’est pas suffisante, mais une copie dite authentique (également appelée copie conforme) est souvent requise, c’est-à-dire une copie qui a la même valeur que l’original. Pour l’obtenir, une procédure spéciale appelée « authentification de la copie » est nécessaire : il s’agit d’une activité qui ne peut pas être effectuée par le citoyen, mais seulement par certaines personnes autorisées par la loi. C’est précisément ce que nous allons traiter dans l’article suivant, à savoir comment demander une copie authentifiée.
Qu’est-ce qu’une copie authentifiée et qu’est-ce que cela signifie ?
Une copie authentique (ou également une copie conforme) est une photocopie d’un document ou d’un acte original sur laquelle est apposée une attestation spécifique par un officier public ; ce dernier déclare notamment que la copie est identique à l’original et que, par conséquent, elle est aussi authentique que celui-ci. Ainsi, la copie revêt, aux fins de la loi, la même valeur juridique que l’original et nul ne peut exiger l’exposition ou la production de ce dernier.
En résumé, on peut dire que la copie certifiée est un « nouvel original » qui, bien que né en tant que copie, a ensuite obtenu – grâce à une attestation d’un officier public – une reconnaissance de la même valeur que l’original.
L’authentification d’une copie est donc réalisée grâce à l’attestation de conformité à l’original (c’est pourquoi elle est appelée « copie conforme »).
Comment déterminer si une copie est une copie conforme ou non ?
Pour établir si nous sommes ou non en présence d’une copie, nous devons vérifier si, à la fin du document, il y a l’attestation de l’agent public, qui consiste généralement en un cachet avec une signature et une date apposée au stylo, c’est-à-dire manuellement. Si ces données ne se trouvent pas dans l’original mais dans une photocopie, ce que nous avons devant nous n’est qu’une photocopie d’une copie certifiée, qui n’a donc aucune valeur juridique.
Comment obtenir une copie certifiée (ou conforme) d’un document ?
La première chose à faire pour obtenir une copie certifiée est de photocopier le document original. Cela peut être fait soit par le citoyen concerné, soit par le bureau.
Ce document doit ensuite être authentifié par un officier public. À cette fin, il est nécessaire de remettre la photocopie à authentifier à l’une des personnes suivantes :
– l’agent public par lequel le document original a été délivré ou auprès duquel il est déposé : par exemple, le bureau municipal, l’école publique, le tribunal (pour les jugements et les ordonnances), etc.
– par l’agent public auquel le document doit être produit ;
– par le secrétaire municipal ou un autre fonctionnaire désigné par le maire ;
– par un notaire ;
– par un chancelier ;
– par la personne chargée de la procédure ou par tout autre employé compétent pour recevoir la documentation : dans les cas où la partie intéressée doit remettre une copie certifiée d’un document aux administrations ou aux gestionnaires de services publics, l’authentification de la copie peut être effectuée par la personne chargée de la procédure ou par tout autre employé compétent pour recevoir la documentation sur présentation de l’original et sans l’obligation de le déposer auprès de l’administration chargée de la procédure, auquel cas la copie certifiée ne peut être utilisée que dans la procédure en cours.
Ils certifient la conformité de la copie à l’original, en indiquant la date et le lieu d’émission, le nombre de feuilles utilisées, leurs nom et prénom, leur qualité, leur signature en entier et le cachet du bureau.
Les personnes appartenant à des sociétés privées (par exemple, Equitalia est également considérée comme privée) n’ont pas le pouvoir d’authentification .
Auto-certification
Dans certains cas (certes exceptionnels), la loi permet au citoyen lui-même, détenteur de l’original, d’authentifier la copie. Dans ce cas, ce dernier doit délivrer une déclaration dite « tenant lieu d’affidavit » : cette déclaration tenant lieu d’affidavit peut également faire référence au fait que la copie d’un acte ou d’un document conservé ou délivré par une administration publique, la copie d’une publication ou la copie de qualifications d’enseignement ou de service sont conformes à l’original. La déclaration peut être apposée au pied de la copie elle-même.
